เอกสารสมัครงาน คือ ใบเบิกทางที่สำคัญที่จะทำให้คุณได้งานในฝันอย่างที่คุณต้องการ
ในจดหมายสมัครงาน (Anschreiben) หรือ สมัครเพื่อทำ Ausbildung คุณสามารถแสดงให้ฝ่ายบุคคลหรือบริษัทเห็นได้ว่า
คุณ คือ บุคคลที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนี้
จดหมายสมัครงานที่ดีควรจะต้องกระตุ้นความสนใจของฝ่ายบุคคลให้อยากรู้จักคุณมากยิ่งขึ้น อธิบายสั้น ๆ แต่ได้ใจความที่เหมาะสมว่า ทำไมคุณถึงสมัครงานกับบริษัทนี้และงานในตำแหน่งนี้ และทำไมบริษัทถึงต้องเลือกคุณแทนผู้สมัครคนอื่นๆ
บทความนี้เรามีเนื้อหาเกี่ยวกับการเขียนจดหมายสมัครงาน อย่างเป็นมืออาชีพ ทีละขั้นตอนพร้อมคำแนะนำ และตัวอย่าง ที่จะทำให้ฝ่ายบุคคลเห็นว่า ทำไมเขาถึงอยากให้คุณเป็นส่วนหนึ่งของทีม และส่งจดหมายเชิญคุณเพื่อสัมภาษณ์งาน
หลายคนกำลังมองหาที่สำหรับทำ duale Ausbildung หรือ การเรียนสายอาชีพในเยอรมนี ที่มีทั้งการเรียนและทำงานไปพร้อมกัน การเตรียมเอกสารสำหรับการสมัครใช้เวลาพอสมควร ซึ่งหนึ่งในเอกสารที่สำคัญและขาดไม่ได้เลย คือ จดหมายสมัครงานภาษาเยอรมัน หรือ ภาษาเยอรมันเรียกว่า Bewerbungsanschreiben หรือ Anschreiben เฉยๆ ก็เข้าใจได้ค่ะ
ใครอยากรู้ว่าสมัครงานในเยอรมนีใช้เอกสารอะไรบ้าง ที่นี่มีคำตอบค่ะ 👉 เช็คลิสต์เอกสาร สมัครงานในเยอรมนี
เนื้อหาของบทความนี้
มาดูกันก่อนว่าจดหมายสมัครงานประกอบไปด้วยอะไรบ้าง
หลักการเขียนจดหมายสมัครงานก็คล้ายๆกับการเขียนจดหมายภาษาเยอรมันทั่วไป แต่จะที่ใช้คำศัพท์และภาษาเป็นทางการและมีรายละเอียดเพิ่มขึ้นมาอีก เพราะจะเน้นไปที่การเขียนเพื่อโน้มน้าวใจฝ่ายบุคคลให้อยากรู้จักคุณมากยิ่งขึ้น
ดังนั้นระดับความรู้และทักษะทางด้านภาษาเยอรมันจึงต้องดีพอสมควร ไม่ว่าจะเป็นการสัมภาษณ์งาน ภาษาเยอรมัน การแนะนำตัว สมัครงาน ภาษาเยอรมัน หรือแม้แต่หลักการ เขียน ภาษาเยอรมัน ต่างๆก็เช่นกัน
ถ้าคุณมีคำถาม จะเรียนภาษาเยอรมันที่ไหนดี หรือ กำลังมองหาหนังสือเรียนภาษาด้วยตัวเอง บทความข้างล่างนี้ สามารถช่วยคุณได้ค่ะ
ส่วนประกอบของจดหมายสมัครงาน
จดหมายสมัครงานประกอบด้วย 6 ส่วน ได้แก่ หัวจดหมาย บทนำ ส่วนหลัก การอ้างอิงถึงบริษัท สรุป และคำลงท้าย
1️⃣ หัวจดหมาย (Briefkopf)
ซึ่งประกอบไปด้วย ชื่อ ที่อยู่ของผู้รับและผู้ส่ง วันที่ส่งจดหมาย และหัวเรื่อง (Betreff)
ลีกเลี่ยงการพิมพ์ผิด เขียนตัวเลขหรือให้ข้อมูลผิด เพราะจะทำให้ฝ่ายบุคคลติดต่อคุณไม่ได้
หัวเรื่องของจดหมาย หรือ Betreff เป็นส่วนที่แจ้งให้ทราบว่าเป็นจดหมายเกี่ยวกับอะไร เขียนให้สั้นแต่ชัดเจนและได้ใจความที่สุด อ่านแล้วรู้เลยว่าคุณต้องการอะไร เช่น
• Bewerbung um die Ausbildungsstelle als Kauffrau
im E-Commerce
• Bewerbung um einen Ausbildungsplatz als Pflegefachfrau
• Bewerbung für eine Ausbildung zur Einzelhandelskauffrau
• Bewerbung als Product Manager
• Bewerbung für eine Stelle als Content Manager
• Bewerbung für ein Schülerpraktikum als
Data Quality Manager
2️⃣ บทนำ (Einleitung)
ในบทนำคุณควรกระตุ้นความสนใจของฝ่ายบุคคลให้อยากรู้จักคุณมากขึ้น การเขียนจดหมายสมัครงานที่ขึ้นต้นด้วย „hiermit bewerbe ich mich als…“ อาจจะดูเป็นทางการและน่าเบื่อไปหน่อย การเขียนบทนำที่สามารถดึงดูดความสนใจ ควรดูเป็นส่วนตัวและเป็นกันเองจะดีกว่า เช่น
Wir haben uns bei der Job-Messe in Hannover am 25. Mai kennengelernt. Die abwechslungsreichen Aufgaben im E-Commerce begeistern mich.
3️⃣ ส่วนหลัก (Hauptteil)
ในส่วนหลักนี้ บอกเล่าเกี่ยวกับทักษะ (Soft Skills) ที่คุณมีและที่บริษัทกำลังมองหา
พร้อมทั้งอธิบายเหตุผลว่า ทำไมคุณจึงเหมาะสมกับตำแหน่งนี้เป็นพิเศษ และยกตัวอย่าง เพราะจะทำให้เห็นภาพได้ชัดเจนขึ้น คือ “ไม่ใช่แค่เหล่าให้ฟัง แต่เป็นการแสดงให้เห็นว่าคุณมีคุณสมบัติเหล่านั้นจริงๆ” เช่น
In Thailand habe ich bereits wichtige Erfahrungen als International Marketing Coordinator für Kosmetikprodukte gearbeitet. Hierfür habe ich mit Kollegen in verschiedenen Ländern Asiens zusammen gearbeitet....
4️⃣ อ้างอิงถึงบริษัท (Unternehmensbezug)
นอกจากนี้ คุณต้องสร้างความเชื่อมต่อระหว่างอาชีพที่คุณเลือก คุณสมบัติที่คุณมีกับบริษัทที่คุณต้องการสมัคร
คุณมีคุณสมบัติอะไรที่จะเป็นประโยชน์กับบริษัทบ้าง ประสบการณ์ไหนของคุณที่สามารถสร้างผลดีให้กับบริษัทเป็นพิเศษได้บ้าง เช่น
Nach der Messe habe ich mich auf Ihrer Homepage über Ihr Unternehmen informiert. Ihr Unternehmensphilosophie wie Respektvoller Umgang zwischen Führungskräften und Mitarbeitern und Gleichberechtigung innerhalb der Teams hat mich motiviert, mich bei Ihnen für eine Ausbildung als Kauffrau im E-Commerce zu bewerben.
5️⃣ สรุปลงท้าย (Schlussteil)
คนไทยเป็นคนที่อ่อนน้อมถ่อมตัว แต่บทลงท้ายนี้อย่าถ่อมตัวจนเกินไปนัก แสดงให้ฝ่ายบุคคลเห็นว่า คุณมั่นใจในตัวเองและมีความสามารถมากพอตามที่บริษัทต้องการ เขียนลงท้ายด้วยวลี เช่น
• Ich bin überzeugt davon, dass meine Erfahrungen aus meiner bisherigen Arbeit und meine Kommunikationsfähigkeit einen Mehrwert für Ihr Team sein werden.
• Gern überzeuge ich Sie in einem persönlichen Gespräch davon, dass ich eine engagierte und kontaktfreudige Mitarbeiterin bin.
• Über eine Einladung zu einem Gespräch freue ich mich.
• Gerne stehe ich Ihnen für weitere Fragen in einem persönlichen Gespräch zur Verfügung.
• Ich freue mich auf die Gelegenheit, mich persönlich bei Ihnen vorzustellen.
แต่…
อย่าลืมว่า ความมั่นใจในตัวเองมากๆกับความยะโสเป็นสิ่งที่ใกล้กันนิดเดียว ดังนั้นการเขียนบทลงท้ายสิ่งที่คุณควรจะนึกถึง มีดังต่อไปนี้
- แสดงออกถึงความมั่นใจแต่อย่าเรียกร้องมากเกินไป
- ใช้คำที่สุภาพและแสดงออกถึงความเป็นมิตร
- เขียนอย่างมากที่สุด 3 ประโยค ที่ไม่ยาวเกินไป จนทำให้รู้สึกอึดอัด
6️⃣ คำลงท้าย (Grußformel) ลายเซ็น (Unterschrift) และ สิ่งที่แนบมาด้วย (Anlagen)
คำลงท้าย (Grußformel) ในจดหมายสมัครงานใช้แบบเป็นทางการเสมอ เช่น mit freundlichen Grüßen
ลายเซ็น (Unterschrift) เป็นลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของตัวคุณเอง (ที่ไม่ได้การพิมพ์)
สิ่งที่แนบมาด้วย (Anlagen) เช่น ไฟล์หรือเอกสารที่แนบมากด้วย เช่น ประวัติย่อ จดหมายเกี่ยวกับแรงจูงใจ เอกสารอ้างอิง ใบประกาศนียบัตรและเอกสารรับรองต่างๆ เป็นต้น
3 ข้อ ที่จำเป็นต้องมีในจดหมายสมัครงานของคุณ
ไม่ว่าคุณจะแนบจดหมายสมัครงานไปกับอีเมลหรือส่งทางไปรษณีย์ก็ตาม คุณควรตอบคำถามเหล่านี้ ก่อนจะลงมือเขียนจดหมาย
1️⃣ ทำไมคุณถึงต้องการทำ Ausbildung สาขานี้
หาข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่คุณสมัคร เพื่อให้รู้ว่าคุณสมบัติไหนที่สำคัญต่ออาชีพดังกล่าว ด้วยคำถามเหล่านี้
- คุณสมบัติอะไรที่เป็นประโยชน์ต่ออาชีพหรือตำแหน่งที่คุณเลือก
- ทำไมคุณถึงอยากจะทำ Ausbildung สาขานี้
- คุณชอบอะไรในอาชีพที่คุณสมัคร ทำไมถึงเลือกสมัครอาชีพนี้
2️⃣ ทำไมคุณถึงเลือกสมัครงานกับบริษัทนี้
หาข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท เพื่อให้รู้ว่า บริษัทต้องการอะไรและคุณสมบัติไหนที่บริษัทมองหา ด้วยการตอบคำถามเหล่านี้
- คุณรู้อะไรเกี่ยวกับบริษัทบ้าง เช่น สินค้าหรือบริการของบริษัท
- มีอะไรพิเศษเกี่ยวกับบริษัท ที่บริษัทให้ความสำคัญ
3️⃣ ทำไมคุณถึงเป็นบุคคลที่เหมาะสมกับตำแหน่ง หรือ Ausbildung สาขานี้ ทำไมบริษัทต้องเลือกคุณ
นึกถึงคุณสมบัติต่างๆที่คุณมี แล้วตอบคำถามเหล่านี้
- คุณสามารถทำอะไรได้ดี แล้วคุณสมบัติเหล่านั้นมีอะไรบ้างที่เป็นประโยชน์ต่ออาชีพที่คุณสมัคร เช่น งานอดิเรกหรือสิ่งที่คุณสนใจหรือชอบทำ วิชาที่คุณชอบ หรือ คอร์สที่คุณลงเรียนในขณะที่มีเวลาว่าง
- คุณเคยมีประสบการณ์การทำงานอะไรมาบ้าง
ในตัวคุณมีคุณสมบัติมากมายที่ซ่อนอยู่ หาคุณสมบัติเหล่านั้นให้เจอ และใช้มันให้เป็นใบเบิกทางเพื่อให้คุณได้งานที่คุณอยากทำจริงๆ
ลงมือเขียนจดหมายสมัครงาน
เขียนร่างจดหมายคร่าวๆก่อน
หลังจากที่คุณรวบรวมข้อมูล คุณสมบัติอะไรที่บริษัทต้องการและคุณสมบัติะไรที่คุณมี ลงมือเขียนร่างจดหมายคร่าวๆก่อน กำหนดทิศทางของจดหมายของคุณโดยใช่คำถามข้างต้นและเริ่มขยายและเขียนประโยคทั้งหมดจากคำถามเหล่านี้
เริ่มเแรกเขียนเยอะไว้ก่อนก็ได้ แล้วค่อยขัดเกลาให้ได้ใจความที่ชัดเจนและเหมาะสมทีหลัง แต่อย่าลืมนะคะ ว่าจดหมายสมัครงานไม่ควรจะยาวเกิน หนึ่งหน้ากระดาษ A4
อย่าพยายามลดขนาดของตัวอักษรลง เพื่อให้เนื้อหาได้เต็มหนึ่งหน้ากระดาษพอดีนะคะ เขียนเฉพาะคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์ต่อตำแหน่งงานที่คุณสมัครจริงๆเท่านั้นก็พอ
ขัดเกลาเนื้อหาของจดหมาย
หลังจากที่เขียนร่างจดหมายเสร็จ ทีนี่เรามาเริ่มปรับแก้ไขจดหมายสมัครงานของคุณกันค่ะ
ใช้เวลาในการเขียนจดหมายให้เต็มที่ เพราะจดหมายสมัครงานเป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งบริษัทใหญ่ๆ ที่มีผู้สมัครเยอะๆ บางทีฝ่ายบุคคลดูแค่จดหหมายสมัครงานก่อนเท่านั้น ถ้าเขาพอใจหรือคิดว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติตามที่ต้องการ เขาถึงจะดูส่วนอื่นประกอบ
- ตรวจสอบและแก้ไขอีกรอบ หลังจากที่คุณได้จดหมายที่คุณพอใจแล้ว วางจดหมายทิ้งไว้ 3-4 ชั่วโมง แล้วค่อยกลับมาอ่านอีกรอบ ส่วนตัวเราทิ้งไว้เป็นวัน แล้วกลับมาอ่านอีกรอบ ทำแบบนี้ 2-3 รอบ จนเราแน่ใจว่านี้ คือ เวอร์ชั้นที่ดีที่สุด
- ปริ้นใส่กระดาษ และตรวจสอบความถูกต้องและเรียบร้อยอีกครั้ง
- ให้เพื่อนหรือคนรู้จักชาวเยอรมันที่มีความรู้ อ่านอีกรอบ ข้อนี้สำคัญมากนะคะ
Tipps & Tricks เขียนจดหมายสมัครงานภาษาเยอรมัน เพื่อทำ Ausbildung
- เขียนด้วยความมั่นใจ โดยใช้ภาษาที่ชัดเจน เช่น Ich kann… หรือ Ich möchte…
- ตรวจสอบอย่าให้มีคำผิด เพราะจะทำให้ความประทับใจของฝ่ายบุคคลลดลง
- ใช้ภาษาของคุณเอง เขียนด้วยประโยคสั้นๆ ใช้คำและภาษาที่เหมาะสม เข้าใจง่าย คุณอาจจะดูข้อความตัวอย่างในอินเตอร์เน็ตเพื่อเป็นตัวอย่าง และปรับเปลี่ยนให้เข้ากับสาขาอาชีพที่คุณสมัครและตามความเหมาะสมได้ แต่อย่าลอกมาทั้งหมดนะคะ
- เลือกตัวอักษรที่อ่านง่าย สบายตา และควรจะใช้ตัวอักษรเดียวกันทั้งหมด
- เว้นวรรคตอนอย่างเหมาะสม เพื่อให้จดหมายน่าอ่านและอ่านง่ายขึ้น
- แบ่งข้อความออกเป็นส่วนสั้นๆ รวมเนื้อหาในหัวข้อเดียวกันไว้ด้วยกัน
- ใช้เทมเพลตเพื่อช่วยให้โครงสร้างการเขียนจดหมายของคุณเป็นไปง่าย และมีระเบียบยิ่งขึ้น