เรียนภาษาเยอรมัน

8 ขั้นตอน เขียนจดหมายภาษาเยอรมันอย่างมือโปร & ตัวอย่าง

ไม่ว่าคุณจะเรียนภาษาเยอรมันเบื้องต้น เรียนภาษาเยอรมันออนไลน์ ฟรี หรือ เรียนจากที่ไหนมาก็ตาม เชื่อว่าคุณจะต้องได้เรียนพื้นฐานเกี่ยวกับการเขียนจดหมายมาแล้วอย่างแน่นอน

การติดต่อสาร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องส่วนตัวหรือเพื่อการทำงาน การกำหนดรูปแบบของจดหมายที่ชัดเจนและถูกต้อง เป็นสิ่งที่สำคัญมาก

บทความนี้เรามีข้อมูลเกี่ยวกับการเขียนจดหมายหรืออีเมล โครงสร้างต่างๆ ไม่ว่าคุณต้องการจะเรียนภาษาเยอรมันด้วยตัวเอง เพื่อ สมัครทำ Ausbildung หรือ เพื่อสอบวัดระดับต่างๆ ก็สามารถเขียนจดหมายตอบโต้สื่อสารอย่างมือโปรได้ ไม่ยากเลยค่ะ

ถ้าใครมีคำถาม เรียนภาษาเยอรมัน ที่ไหนดี หรือ กำลังมองหาหนังสือเรียนภาษาด้วยตัวเอง บทความนี้ ช่วยคุณได้

อีเมลประกอบไปด้วยส่วนต่างๆ ต่อไปนี้

  • ส่วนหัวของจดหมาย ประกอบด้วยที่อยู่ผู้ส่งและผู้รับ
  • หัวเรื่องจดหมาย (Betreff)
  • คำทักทาย (die Anrede)
  • เนื้อหาของจดหมาย: ประกอบด้วย บทนำ (Einleitung) ใจความสำคัญ (Hauptteil)
  • คำลงท้าย ชื่อและลายเซ็นของคุณ
เรียนภาษาเยอรมัน
อีเมลภาษาเยอรมัน / อีเมลในตัวอย่างเป็นแค่นามสมมุตินะคะ

8 ขั้นตอนสำคัญเขียนจดหมายภาษาเยอรมันแบบมือโปร พร้อมประโยคตัวอย่างที่สามารถนำไปใช้ได้เลยค่ะ

    • ใช้ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง (E-Mail Adresse) 
    • กำหนดหัวข้อเรื่อง (Betreff)
    • เลือกคำทักทายที่เหมาะสม 
    • บทนำเข้าสู่เนื้อหาของจดหมาย
    • เนื้อหาของจดหมาย สั้น กระชับ และได้ใจความ
    • ปิดท้ายจดหมายด้วยความสภาพ 
    • ใช้คำทักทายลงท้ายที่เหมาะสม 
    • ถ้าเป็นจดหมายหรืออีเมลธุรกิจที่ใช้ในที่การติดต่องาน ควรลงชื่อ ตำแหน่ง และข้อมูลของบริษัทที่คุณทำงานด้วย 

เขียนอีเมลอย่างไรให้ถูกต้อง – คำแนะนำทีละขั้นตอน ตามมาดูกันเลยค่ะ

1️⃣ ใช้ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง

เรามาเริ่มกันที่ การใช้ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับจดหมายธุรกิจหรือการสมัครงาน ไม่เพียงแต่ที่อยู่ผู้รับจะต้องถูกต้องเท่านั้น อีเมลของคุณควรจะต้องดูเป็นมืออาชีพด้วย

อีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพ ควรจะประกอบด้วยชื่อและนามสกุลของคุณเอง

2️⃣ หัวเรื่องของจดหมาย (Betreff)

หัวเรื่องของจดหมาย หรือ ภาษาเยอรมันเรียกว่า Betreff เป็นสิ่งที่บอกผู้รับอีเมลให้รู้ว่า จดหมายเกี่ยวกับเรื่องอะไร

หัวเรื่องเขียนแค่ใจความสำคัญ สั้น กระชับและได้ใจความที่สุด คือ อ่านหัวเรื่องของจดหมายแล้วรู้ได้ทันทีว่า เนื้อหาเกี่ยวกับอะไร สรุปเนื้อหาของอีเมลด้วยคำไม่กี่คำก็พอ

นอกจากนี้หัวข้อเรื่อง ยังช่วยผู้รับในการตัดสินใจว่าอีเมลฉบับนั้น เร่งด่วนหรือไม่ หรือเขาสามารถอ่านในภายหลังก็ได้

ตัวอย่าง การเขียนหัวเรื่องของจดหมาย 

    • Bewerbung als Auszubildende zur Kauffrau im E-Commerce 
    • Bestätigung des Meetings am Montag um 11 Uhr
    • Krankmeldung
    • Anfrage Produktdaten 

ในตัวอย่างเหล่านี้ ผู้รับจะเข้าใจได้ทันทีว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร

3️⃣ คำทักทาย (die Begrüßung)

ไม่ว่าจะเป็นการเขียนจดหมายเพื่อจุดประสงค์ใดก็ตาม ความแตกต่างระหว่างคำทักทายหรือการใช้ภาษา คือ ความเป็นทางการและไม่เป็นทางการของจดหมาย ยิ่งในภาษาเยอรมัน จะเห็นความแตกต่างได้อย่างชัดเจนมากกว่าในภาษาไทย หรือ ภาษาอังกฤษ

ถ้าเป็นอีเมลเพื่อติดต่อธุรกิจ ภาษาที่ใช้ก็จะเป็นทางการมากกว่าการเขียนจดหมายส่วนตัว

ตัวอย่าง การเขียนคำทักทาย 

แบบเป็นทางการ

    • Sehr geehrte Damen und Herren,
    • Sehr geehrte Frau… / Sehr  geehrter Herr…, 
    • Guten Tag Frau… / Herr…,

สำหรับอีเมลส่วนตัว อาจเป็นการทักทายส่วนที่เป็นกันเองมากขึ้น เช่น 

    • Hallo/Hi,
    • Guten Tag,
    • Liebe(r) …,

👉 ถ้าเราส่งอีเมลหาหลายๆคนพร้อมกัน อาจจะใช้ Hallo zusammen (สวัสดีทุกคน)ก็ได้ เป็นแบบไม่เป็นทางการ

การติดต่อทางธุรกิจกับคู่ค้า ที่เราคุ้นเคยและรู้จักดี อาจจะใช้คำทักทายที่ไม่เป็นทางการได้ เป็นการสร้างสัมพันธภาพระหว่างเรากับฝ่ายตรงข้าม

💡 Tipps: 

ถ้าคุณไม่แน่ใจ หรือไม่ทราบว่าผู้ติดต่อเป็นใครหรือเพศอะไร สามารถใช้แบบด้านล่างนี้ได้ค่ะ 

    • Sehr geehrte Damen und Herren,
    • Guten Tag,

แต่...

ไม่แนะนำสำหรับจดหมายสมัครงาน หรือ สมัครทำ Ausbildung นะคะ เพราะการสมัครงาน คุณต้องระบุให้ชัดเจนว่าส่งจดหมายถึงใคร ถ้าไม่ทราบ ต้องโทรศัพท์ไปถามที่บริษัทเลยค่ะ

4️⃣ บทนำ (Einleitung)

บทนำ หรือ ภาษาเยอรมันเรียกว่า Einleitung คือ การเกรินนำก่อนจะเข้าสู้ใจความสำคัญของจดหมาย

บทนำของอีเมลขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คุณอาจจะใส่คำถามหรือความคิดเห็นส่วนตัวที่เหมาะสำหรับสถานการณ์นั้นๆ เช่น หลังจากวันหยุดยาว หรือ คุณรู้ว่าอีกฝ่ายเพิ่งกลับมาจากวันหยุดพักร้อน

ตัวอย่าง การเขียน บทนำของจดหมาย

    • Hoffentlich hatten Sie einen schönen und erholsamen Urlaub.
      
    • Hatten Sie einen schönen Urlaub?
      
    • Vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung.
      
    • Vielen Dank für eure nette Einladung.
      
    • Ganz herzlichen Dank für deine/Ihre Einladung. 
   

5️⃣ เนื้อหาของจดหมาย (Hauptteil)

เนื้อหาหรือตัวจดหมาย หรือ Hauptteil der E-Mail เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของจดหมาย ดังนั้น พยายามเขียนให้สั้น กระชับ ได้ใจความที่สุด

เรามีเคล็ดลับที่จะทำให้การเขียนเนื้อหาของจดหมายง่ายขึ้น ตามมาดูกันต่อเลยค่ะ

💡 Tipps: 

สร้างความชัดเจน เพิ่มความความเข้าใจของตัวจดหมายด้วยการใช้ภาษาที่เหมาะสม 

เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าผู้อ่านเข้าใจข้อความอย่างรวดเร็วและถูกต้อง

✅ ความเรียบง่าย
      
    • ใช้คำศัพท์ธรรมดา สั้น และมีความหมายชัดเจน
    • ใช้คำง่ายๆที่ทุกคนเข้าใจ เพื่อให้มั่นใจได้ว่า ผู้รับเข้าใจข้อความของคุณ หลีกเลี่ยงการใช้คำสมัยใหม่ คำทับศัพท์จากภาษาต่างประเทศ หรือ อักษรย่อ เพราะจะทำให้ความเข้าใจคลาดเคลื่อนได้

✏️ จัดเลียงลำดับเนื้อหา

    • จัดโครงสร้างของจดหมายให้เหมาะสมตามเกณฑ์ของเนื้อหาในจดหมาย
    • มีการแบ่งแยกวรรคตอนที่เหมาะสม เพราะจะทำให้จดหมายอ่านง่ายขึ้น
    • จัดโครงสร้างของประโยคของคุณให้ชัดเจน เพราะจะทำให้เนื้อเข้าใจง่ายยิ่งขึ้น

🎯 เนื้อหาสั้นกระชับ แต่ได้ใจความ
      
    • หลีกเลี่ยงการเขียนประโยคยาวๆ และมีคำเชื่อมหลายคำ เพราะยิ่งคุณเขียนประโยคยาวเท่าไหร่ โอกาสในการเขียนผิด หรือใช้ไวยากรณ์ผิดก็มากขึ้นเท่านั้น
    • กำหนดโครงสร้างของจดหมายให้สั้น แต่ตรงเข้าประเด็นและได้ใจความที่สมบูรณ์ที่สุด
    • หลีกเลี่ยงประโยคที่ไม่ได้มีความสัมพันธ์กับเนื้อหาของจดหมายที่คุณเขียน

💚 เพิ่มแรงจูงใจลงไปในจดหมายด้วย
      
    • ใช้คำพูดที่สร้างสัมพันธ์กับผู้รับ แสดงความหมายไปในเชิงบวก 
    • ใช้คำและภาษาที่สุภาพ
    • ระวังเรื่องการใช้ภาษา คือ การเขียนคำศัพท์ การสะกดคำและไวยากรณ์ที่ถูกต้องและเหมาะสม

6️⃣ คำลงท้ายของจดหมาย (der Schluss)

เป็นการปิดท้ายจดหมาย ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช่คำลงท้ายที่เป็นมิตรและสุภาพ แม้ว่าคุณจะบ่นหรือเขียนจดหมายเพื่อร้องเรียนบางอย่างก็ตาม

ประโยคลงท้ายควรแสดงออกถึงสุภาพ ถ้าเป็นการร้องเรียน ควรขอให้อีกฝ่ายเข้าใจในปัญหาของคุณ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ประโยคลงท้าย เพื่อช่วยกระตุ้นให้ฝ่ายตรงข้ามช่วยเหลือ หรือ รีบแก้ไขปัญหาให้คุณได้อย่างเต็มใจอีกด้วย

ตัวอย่างเช่น 

      
    • Ich freue mich, bald von Ihnen zu hören. 
      
    • Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende.
      
    • Sollten Sie noch Fragen haben, wenden Sie sich bitte an mich. 
      
    • Bei Fragen, kommen Sie bitte auf mich zu.
      
    • Ich wünsche euch/Ihnen eine gelungene Feier. 
      
    • Deine Geburtstagsfeier wird bestimmt sehr schön. 
      
    • Viel Spaß bei der Party. 

      

7️⃣ คำทักทายส่งท้าย (Grußformel)

คำทักทายท้ายอีเมลมีความสำคัญอย่างน้อยเท่ากับคำทักทายในตอนต้น ควรใช้คำสุภาพ และแสดงออกถึงความเป็นมิตร

นอกจากนี้ ควรใช้ภาษาให้สอดคล้องกันด้วย เช่น ถ้าคุณทักทายขึ้นต้นด้วย Guten Morgen คำทักทายตอนท้ายที่ควรใช้ คือ คำที่ไม่เป็นทางการมาก เช่น Herzliche Grüße หรือ Viele Grüße เป็นต้น

หากคุณต้องการสร้างความประทับใจมากขึ้น ลองทำให้คำทักทายของคุณเป็นส่วนตัวมากขึ้นก็ดีไปอีกแบบค่ะ

ตัวอย่างเช่น 

แบบเป็นทางการ 

    • Mit freundlichen Grüßen 

👉 ใช้ Mit freundlichen Grüßenเมื่อคุณใช้คำทักทายขึ้นต้นด้วย 

    • Sehr geehrte Damen und Herren,
    • Sehr geehrte Frau… / Sehr  geehrter Herr…, 


แบบไม่เป็นทางการ แต่สุภาพ 

    • Freundliche Grüße / Herzliche Grüße / Beste Grüße
    • Viele Grüße nach München 
    • Herzliche Grüße aus Hannover 
    • Mit sonnigen Grüßen aus Bangkok
    • Liebe Grüße
    • Schöne Grüße 
    • Beste Grüße
 

8️⃣ ชื่อและลายเซ็น (Signatur)

ชื่อและลายเซ็นเป็นการบอกรายละเอียดการติดต่อ ถ้าเป็นอีเมลติดต่อธุรกิจก็จะมีบอกตำแหนางงาน และข้อมูลของบริษัทที่คุณทำงานด้วย

ส่วนนี้จะบอกผู้รับว่าคุณและบริษัทของคุณเป็นใคร และพวกเขาจะติดต่อคุณหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องในบริษัทของคุณได้อย่างไร

มาดูการเขียนโครงสร้างที่เหมาะสมและลำดับการเขียนจดหมายให้ง่ายข้ึนกันค่ะ

1️⃣ การเตรียมตัวและการวางแผน

  • เป้าหมายของการเขียนจดหมายนี้ คือ อะไร ทำไมคุณต้องเขียนจดหมายนี้
  • ข้อความหลักของจดหมายคืออะไร เช่น ตอบรับ หรือ ปฏิเสธคำเชิญไปงานต่างๆ
  • ผู้เขียนต้องการอะไร หาและเตรียมข้อมูล ถ้าเป็นการตอบจดหมาย ผู้เขียนต้องการอะไรจากคุณ
  • ผู้รับจดหมายเป็นใครและมีความสัมพันธ์อะไรกับคุณ
  • ถ้าผู้รับได้รับจดหมายที่คุณส่งไปแล้ว เขาจะรู้สึกหรือมีปฏิกิริยาต่อสิ่งที่คุณเขียนอย่างได้

2️⃣ วางโครงสร้างของจดหมายที่ชัดเจน

ถ้าคุณได้รับเชิญไปงานแต่งงาน สิ่งที่คุณต้องทำ คือ การเขียนจดหมาย ตอบรับหรือตอบปฏิเสธคำเชิญ

ลงมือเขียนจดหมายด้วยการเขียนคำหลักหรือใจความสำคัญในสิ่งที่คุณต้องการจะเขียน แล้วค่อยๆขยาดคำหลักออกเป็นประโยคที่สั้น กระชับและได้ใจความที่สุด

3️⃣ ตรวจสอบและปรับปรุงใหม่

ดีที่สุด คือ หลังจากที่คุณร่างจดหมายเสร็จ ควรรออย่างน้อย 1 ชม. แล้วค่อยกลับมาอ่านและตรวจสอบความถูกต้องและเหมาะสมอีกรอบก่อนจะกดอีเมลส่งออกไป

ทฤษฎีมาเยอะแล้ว เรามาดู 4 แบบตัวอย่างการเขียนจดหมาย หรือ อีเมลกันค่ะ👇

1️⃣ ตอบรับและตอบปฏิเสธคำเชิญการสัมภาษณ์งาน และขอเวลานัดใหม่ (Vorstellungsgespräch)

การตอบรับหรือปฏิเสธคำเชิญการสัมภาษณ์งาน จะใช้ภาษาแบบเป็นทางการ

ดีที่สุด คือ คุณควรจะยืนยันนัดสัมภาษณ์ หรือ ขอเลื่อนอย่างรวดเร็ว เช่น ในวันเดียวกับที่คุณได้รับอีเมลหรือไม่ก็วันถัดไป แต่อย่ารอนานจนเกินไป เพราะสิ่งเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าคุณสนใจงานอย่างตำแหน่งดังกล่าวจริงจังแค่ไหน

ตัวอย่าง ตอบรับคำเชิญการสัมภาษณ์งาน

เรียนภาษาเยอรมัน

ตอบปฏิเสธคำเชิญการสัมภาษณ์งานและขอเวลานัดใหม่

Absagen Vorstellungsgesprach

2️⃣ จดหมายตอบปฏิเสธคำเชิญ (Absage)

อาจจะเป็นการตอบปฏิเสธคำเชิญไปงานฉลองกันในครอบครัวหรือเพื่อนฝูงเป็นหลัก การยกเลิกแบบส่วนตัว ส่วนใหญ่จะไม่เขียนในรูปแบบจดหมายแต่จะเป็นทางโทรศัพท์เป็นหลัก

การตอบปฏิเสธคำเชิญ โดยหลักการแล้ว ก็เหมือนกับการเขียนตอบจดหมายแบบทั่วไป

เรียนภาษาเยอรมัน

3️⃣ จดหมายตอบรับคำเชิญและขอบคุณ (Bedanken & Zusagen)

คล้ายกับการตอบปฏิเสธคำเชิญ ถ้าเป็นในหมู่เพื่อนฝูงหรือคนในครอบครัว ก็จะใช้ภาษาแบบไม่เป็นทางการ

เรียนภาษาเยอรมัน

ไม่ว่าคุณจะเขียนจดหมายแบบเป็นทางการหรือส่วนตัว ความสุภาพและการใช้ภาษาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ รายละเอียดเล็กๆ น้อยก็เป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเขียนจดหมายสมัครงาน

การฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอจะทำให้เราสามารถพัฒนาทักษะการเขียนให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น