การรู้ เข้าใจในขั้นตอนและกระบวนการรับสมัครงาน หรือ ที่เรียกเป็นภาษาเยอรมันว่า Bewerbungsprozess ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการหางาน ไม่ว่าจะเป็นการหาที่ฝึกงาน เพื่อทำ Ausbildung หรือ การหางานในเยอรมนี เพราะจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ ทั้งในการส่งใบสมัครงานและได้งานอย่างที่คุณต้องการเร็วขึ้น
บริษัทที่รับสมัครงานเอง พยายามสร้างขั้นตอนและกระบวนการของการสมัครงานให้มีความราบรื่น รอบคอบและง่ายที่สุด เพราะยิ่งขั้นตอนการสมัครงานเข้าใจง่าย เนื้อหาชัดเจนมากเท่าไหร่ โอกาสที่บริษัทจะประสบความสำเร็จ มีผู้ส่งใบสมัครและได้พนักงานที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสม ตรงกับที่เขาต้องการก็มากขึ้นเท่านั้น
บทความนี้ เรามีข้อมูลและเคล็ดลับที่คุณสามารถนำมาปรับใช้เพื่อกำหนดและเพิ่มประสิทธิภาพในการสมัครงานของคุณ ซึ่งจะช่วยเพิ่มโอกาสในการได้งานของคุณให้มีมากยิ่งขึ้น
อย่างที่เขาว่าไว้: รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง
มาดูกันว่า ขั้นตอนของการรับสมัครงาน ตั้งแต่ต้นจนไปถึงได้พนักงาน บริษัทต้องทำอะไรบ้าง มีขั้นตอนต่างๆแบ่งออกเป็นอะไรบ้าง มีปัจจัยไหนบ้าง และระยะเวลาการดำเนินการต่างๆ
ข้อมูลแบบคร่าวๆ เกี่ยวกับขั้นตอนการรับสมัครงาน
คำจำกัดความของขั้นตอนการรับสมัครงาน หรือ Bewerbungsprozess
ขั้นตอนการสมัครงาน (der Bewerbungsprozess หรือ ภาษาอังกฤษเรียกว่า Application Process) หมายถึง ทุกขั้นตอนที่ผู้สมัครต้องผ่านเมื่อสมัครตำแหน่งงานในบริษัท แต่สำหรับผู้รับสมัครหรือบริษัท จะเริ่มตั้งแต่การวางแผนว่า ต้องการพนักงานที่มีคุณสมบัติแบบไหน ก่อนจะเริ่มเขียนประกาศรับสมัครงาน หรือโฆษณาหางาน ซึ่งถือว่าเป็นส่วนหนึ่งในขั้นตอนที่จำเป็นอย่างมาก
ขั้นตอนการสมัครงานจะแบ่งออกเป็นระยะที่ชัดเจน และอาจใช้เวลานานหลายสัปดาห์ ดังนั้นแต่ละบริษัทก็จะมีการตรวจสอบและวางขั้นตอนการรับสมัครงานที่ค่อนข้างชัดเจน
นอกจากนี่ยังอาจจะมีการตรวจสอบขั้นตอนการรับสมัครงานเป็นประจำ เพื่อให้ขั้นตอนต่างๆเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น เพราะถ้าผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ต้องรอนานๆ อาจทำให้ผู้สมัครถอนตัว หรือ เลือกบริษัทอื่นที่มีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนและรวดเร็วกว่าก็ได้
5 ขั้นตอนสำคัญของการรับสมัครงานที่คุณควรรู้
ขั้นตอนการรับสมัครงานจะแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอน แต่ละขั้นตอนเล่านี้ล้วนมีความสำคัญที่จะช่วยให้บริษัทประสบความสำเร็จ ได้ผู้สมัครที่มีความเหมาะสม และท้ายที่สุดได้พนักงานที่เขาต้องการเร็วขึ้น
มาดูกันว่าแต่ละขั้นตอน มีอะไรบ้าง
1️⃣ ประกาศรับสมัครงาน /โฆษณาหางาน (die Stellenausschreibung)
ขั้นตอนการรับสมัครงานของบริษัท จะเริ่มต้นจากการกำหนดและจัดทำประกาศรับสมัครงานที่เหมาะสม ตำแหน่งงาน คุณสมบัติต่างๆที่บริษัทต้องการ คำอธิบายในเนื้อหาของงาน ต่างๆ
ผู้รับสมัครงานจะพยายามเขียนรายละเอียดเกี่ยวกับงานที่ค่อนข้างชัดเจน เพราะนั้นหมายถึง โอกาสในการได้รับใบสมัครจากผู้ที่สนใจก็มากขึ้น
ในประกาศรับสมัครงานที่ดี ควรตอบคำถามต่อไปนี้:
- ➤ ตำแหน่งไหนที่บริษัทต้องการรับสมัคร
- ➤ เนื้อหาของงาน คือ อะไร
- ➤ ผู้สมัครจะต้องมีคุณสมบัติทางวิชาชีพอะไรบ้าง
- ➤ ตำแหน่งงานนี้มีข้อกำหนดหรือทักษะทางสังคมอื่นๆ อะไรอีกบ้าง
- ➤ ผู้สมัครจะได้รับสิทธิประโยชน์อะไรบ้าง
- ➤ ผู้สมัครสามารถส่งเอกสารผ่านทางไหนได้บ้าง
ประกาศรับสมัครงานก็จะถูกเผยแพร่ในหลากหลายช่องทาง เพื่อให้ได้รับความสนใจและใบสมัครจากผู้ที่สนใจให้ได้มากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นผ่านทางโซเชียลมีเดีย หรือ ทางเว็บไซต์ของบริษัท
2️⃣ การรับใบสมัคร (der Bewerbungseingang)
ขั้นตอนที่สองของการรับสมัครงาน คือ การรับใบสมัคร ในปัจจุบันก็จะเป็นในรูปแบบทางออนไลน์เป็นส่วนใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบอีเมล การกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ และสามารถส่งเอกสารต่างๆที่แนบมาเป็นไฟล์ได้ เช่น CV จดหมายสมัครงาน ใบประกาศนียบัตร หรือ เอกสารอ้างอิง ต่างๆ เป็นต้น
สิ่งที่ผู้รับสมัครจะพิจารณาและให้ความสำคัญในขั้นตอนนี้ คือ การสร้างขั้นตอนและกระบวนการการรับสมัคร การส่งใบสมัคร ให้เป็นไปได้ง่ายที่สุด เพื่อให้ได้จำนวนผู้สมัครและเอกสารครบตามที่เขาต้องการ
โดยปกติแล้วทางบริษัทจะพยายามทำให้การสมัครงานเป็นไปได้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพราะทุกขั้นตอนที่เพิ่มเติมขึ้นมา คือ อุปสรรคที่อาจทำให้ผู้สมัครไม่ต้องการส่งใบสมัครก็ได้
ดังนั้น ผู้รับสมัครจะระบุสิ่งที่เขาต้องการในประกาศรับสมัครงานอย่างชัดเจน ว่าต้องการเอกสารอะไรบ้าง และคุณสามารถส่งเอกสารสมัครงานผ่านทางไหนได้บ้าง
3️⃣ การจัดการ ตรวจสอบข้อมูล และคัดแยกผู้สมัคร (Vorauswahl)
หลังจากที่บริษัทได้รับใบสมัครชุดแรกแล้ว ก็ถึงเวลาจัดการและคัดสรรค์ผู้สมัคร เพื่อดูว่าผู้สมัครแต่ละคนมีภาพรวมเป็นอย่างไรบ้าง ใครมีคุณสมบัติครบหรือไม่ครบ ผู้สมัครคนไหนที่สามารถคัดออกได้เลย หรือ ผู้สมัครคนไหน คือ ตัวเลือก A, B หรือ C ที่เขาต้องการ
สิ่งที่ผู้รับสมัครให้ความสำคัญในขั้นตอนนี้ คือ พิจารณาข้อมูล คุณสมบัติของผู้สมัครทุกคน คัดแยกว่า
- ➤ ผู้สมัครมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดทางวิชาชีพที่จำเป็นหรือไม่
- ➤ แล้วทักษะอื่นๆ เช่น Soft Skills ล่ะ
- ➤ ผู้สมัครมีประสบการณ์ในการทำงานมาก่อนหรือเปล่า
นอกจากจะช่วยประหยัดเวลาแล้ว ยังง่ายต่อการดำเนินการด้วย เช่น ถ้าบริษัทเรียก ผู้สมัคร A เข้าสัมภาษณ์งาน แต่ผลลัพธ์ไม่เป็นที่พอใจ หรือ ผู้สมัคร A ตอบปฏิเสธ เขาก็สามารถเรียกผู้สมัคร B และ C เพื่อสัมภาษณ์งานได้
4️⃣ การคัดเลือกผู้สมัคร (Auswahl der Bewerber)
ขั้นตอนที่สี่ของการรับสมัครงาน คือ การคัดเลือกผู้สมัคร
จุดมุ่งหมายของขั้นตอนนี้ คือ การคัดเลือกบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสม จากผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก เพื่อจะเข้าทำงานในตำแหน่งงานที่บริษัทต้องการ ซึ่งบ่อยครั้งมันก็ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ
สิ่งที่ผู้รับสมัครให้ความสำคัญในขั้นตอนนี้ คือ คัดเลือกและสัมภาษณ์งานผู้ที่คาดว่าจะเหมาะสมกับสิ่งที่บริษัทต้องการ ที่นอกจากจะสามารทำงานในตำแหน่งดังกล่าวได้แล้ว ยังสามารถปรับตัวเข้ากับโครงสร้าง และวัฒนธรรมของบริษัทได้มากที่สุดด้วย
จากตัวเลือกมากมายที่ส่งใบสมัครเข้ามา หลังจากที่มีการคัดแยกจากคุณสมบัติต่างๆของผู้สมัครแต่ละคนแล้ว ข้อมูลต่างๆจะถูกจัดเก็บในแบบฟอร์มประเมินผล ซึ่งจะช่วยให้บริษัทเห็นภาพรวมในระหว่างการสัมภาษณ์งาน เพื่อหาตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดกับตำแหน่งงาน และเข้าเป็นส่วนหนึ่งของทีม เขาก็จะดูว่า
- ➤ จุดแข็งทางวิชาชีพที่คุณมีคืออะไร คุณสมบัติ ลักษณะนิสัย การวางตัว สิ่งเล็กๆน้อยๆเล่านี้ยังสามารถสร้างความประทับใจเบื้องต้นได้
- ➤ ความเหมาะสมระหว่างคุณกับงานมีลักษณะเป็นอย่างไร คุณมีคุณสมบัติที่ดีพอจะทำงานตำแหน่งดังกล่าวได้หรือไม่
หลังจากการสัมภาษณ์งานประสบความสำเร็จแล้ว คือ บริษัทต้องการรับคุณเข้าทำงาน แต่อาจจะยังไม่แน่ใจ 100 เปอร์เซ็นต์ บริษัทก็อาจจะให้ผู้สมัครทดลองทำงานก็ได้
ปกติแล้ว ช่วงทดลองงานอาจจะใช้เวลาประมาณ 3-4 ชม. ซึ่งจะช่วยให้ทั้งผู้รับสมัครและคุณรู้ว่า คุณเหมาะสมกับงานแค่ไหนและคุณชอบเนื้อหางานที่จะต้องทำ มากน้อยแค่ไหน
หลังจากวันทดลองงานเสร็จสิ้นลง บริษัทสามารถตัดสินใจได้โดยปรึกษากับทีมงานว่า เขาควรจะตอบรับคุณเข้าทำงาน หรือปฏิเสธใบสมัครของคุณ
5️⃣ การจ้างงานและการปฐมนิเทศก่อนเข้าทำงาน (Einstellung und Onboarding )
เมื่อคุณเซ็นสัญญาจ้างงานเรียบร้อยแล้ว ก็อาจจะพอหายใจโล่งขึ้นมาบ้าง แต่การเซ็นสัญญาจ้างงานก็ยังไม่ได้หมายความว่า คุณได้ที่ทำงาน หรือที่ฝึกงานที่มั่นคงเสมอไป คุณยังต้องผ่านขั้นตอนการปฐมนิเทศ หรือ ที่รู้จักกันดีในการ Onboarding และช่วงทดลองงาน หรือ Probezeit
ซึ่ง ช่วงทดลองงาน คือ ช่วงเวลาที่คุณและบริษัทจะได้เรียนรู้ซึ่งกันและกันอย่างแท้จริง
Gut zu wissen:
ระยะเวลาในการทดลองงาน
👉 สำหรับพนักงานประจำ คือ 6 เดือน
👉 ระยะเวลาทดลองงานของ Ausbildung คือ อย่างน้อย 1 เดือน แต่ไม่เกิน 4 เดือน สามารถขยายระยะเวลาออกไปได้ ในกรณีที่คุณป่วยเป็นระยะเวลามากกว่า 1 ใน 3 ของระยะเวลาการทดลองงาน
ซึ่งบางบริษัทอาจจะมีการจัดให้สมาชิกใหม่ในทีมไปร่วมกิจกรรม หรือ งานสังสรรค์กับเพื่อนร่วมงานในทีมอื่น เช่น มีการดื่มกาแฟหรือชาร่วมกัน บริษัทนัดเลี้ยงอาหารเที่ยงพนักงานใหม่ หรือ แม้แต่การพบปะสังสรรค์หลังเลิกงาน เป็นต้น
ความประทับใจในวันแรกของการทำงานเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจากประสบการณ์ วันแรกของการเริ่มงาน คือ วันที่คุณในฐานะสมาชิกคนใหม่ของทีม จะมีโอกาสได้พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ต่างทีมออกไปมากที่สุด
ปกติแล้ว ในขั้นตอนการ Onboarding คุณจะได้เรียนรู้กระบวนการ การปฏิบัติตน และได้รับเอกสารต่างๆที่พนักงานใหม่จำเป็นต้องใช้ และควรรู้ นอกจากนี้ ช่วง2-3 สัปดาห์แรกในการเริ่มงาน ถือเป็นช่วงเวลาสำคัญสำหรับการทำงานร่วมกันให้ประสบความสำเร็จได้
นอกจากการเริ่มต้นที่ประสบความสำเร็จ จะเป็นผลดีต่อตัวคุณเองแล้ว ยังเป็นผลดีต่อบริษัทด้วย เพราะช่วงเวลานี้ คือการปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมใหม่ ทีมงานและวัฒนธรรมขององค์กร ที่จะส่งผลทำให้เกิดแรงจูงใจ ผลงาน และการพัฒนาต่อไปของคุณด้วย
Pro Tip:
ถ้าคุณได้รับเอกสารบางส่วนก่อนวันเริ่มทำงาน เรียนรู้และทำความเข้าใจเอกสารก่อนเริ่มงาน จะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น และยังเป็นการสร้างความประทับใจของคุณ ทั้งต่อฝ่ายบุคคลและเพื่อนร่วมงานด้วย
ดังนั้นการแสดงออกอย่างตั้งอกตั้งใจ มั่นเรียนรู้ และมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่างๆ อย่างดีที่สุดและเต็มความสามารถ เป็นสิ่งที่สำคัญมา