Anschreiben

das Anschreiben – 9 ข้อ ควรระวัง เขียนจดหมายสมัครงาน 

จดหมายสมัครงานเป็นสิ่งที่บอกให้บริษัทรู้เกี่ยวกับ ตัวตนของคุณเองมากขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจว่า ทำไมเขาถึงควรต้องเลือกคุณ แทนผู้สมัครคนอื่นๆ… จดหมายงานสมัครที่ดีจะต้องสามารถดึงดูดความสนใจ และกระตุ้นความสนใจของฝ่ายบุคคลให้อยากรู้จักคุณมากขึ้น

เป้าหมายเดียวของจดหมายสมัครงาน หรือ ในภาษาเยอรมัน เรียกว่า das Anschreiben คือ เพื่อให้ฝ่ายบุคคลส่งจดหมายขอนัดคุณ เพื่อสัมภาษณ์งาน

แต่การจะเขียนจดหมายสมัครงานที่ดีได้นั้น ไม่ใช่เรื่องง่าย ยิ่งเป็นภาษาเยอรมันด้วยแล้ว ยิ่งยากขึ้นไปอีก บทความนี้ เรามีข้อมูลเกี่ยวกับข้อควรระวังในการเขียนจดหมายสมัครงาน มาฝากค่ะ เพราะถ้าเขียนผิด เขียนไม่ถูกต้อง หรือไม่เหมาะสม บริษัทอาจจะคัดคุณออกเลยก็ได้

Quotes7

จดหมายสมัครงานเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารสมัครงานในเยอรมนี จดหมายสมัครงานถือเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะเป็นสิ่งแรกที่ฝ่ายบุคคลอ่าน ก่อนจะดูเอกสารอื่นๆของเรา

ยิ่งบริษัทขนาดใหญ่ ที่มีผู้สมัครเยอะๆ บางทีเขาก็ดูแค่จดหมายสมัครงานอย่างเดียวก่อน ถ้าไม่น่าสนใจ คิดว่าคุณสมบัติคงไม่เหมาะสมกับโครงสร้างของบริษัท บริษัทอาจจะตอบปฎิเสธเลยก็ได้

โดยหลักแล้วเอกสารสมัครงาน ประกอบไปด้วย

  • จดหมายสมัครงาน ( das Anschreiben)
  • ประวัติการศึกษา ( der Lebenslauf) 
  • ประกาศนียบัตร ( die Zeugnisse)

สิ่งที่คุณต้องทำ ก่อนจะเริ่มเขียนจดหมายสมัครงาน

การเตรียมตัวที่ดี เป็นสิ่งที่จำเป็นมาก ไม่ว่าจะทำอะไรก็ตาม การเขียนจดหมายสมัครงานก็เช่นกัน ก่อนจะเริ่มเขียนจดหมายสมัครงาน สิ่งที่เราต้องทำ คือ การหาข้อมูล แล้วอะไรบ้างที่เราต้องรู้

นี่คือ ข้อมูลที่คุณต้องรู้ก่อนเริ่มลงมือเขียนจดหมายสมัครงาน

✅ หาข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท เพื่อให้รู้ว่าบริษัทให้ความสำคัญกับอะไรบ้าง โครงสร้าง วัฒนธรรมเป็นแบบไหน เช่น ใช้ Du หรือ Sie อันนี้สามารถดูได้จาก เว็บไซต์ หรือ โซเชียล มีเดีย ของบริษัทโดยตรงเลยค่ะ

✅ คุณสมบัติไหนที่บริษัทกำลังมองหาในตัวพนักงาน และในตำแหน่งที่กำลังเปิดรับสมัคร อันนี้สามารถดูได้จากข้อมูลที่เขียนลงในประกาศรับสมัครงาน และพยายามเขียนโยงให้เข้ากับคุณสมบัติที่คุณมี

หลังจากที่รวบรวมข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ทีนี่คุณก็เริ่มเขียนจดหมายสมัครงานได้เลยค่ะ การเขียนจดหมายสมัครงานแบบเต็ม คุณสามารถดูได้จากบทความนี้เลยค่ะ Bewerbungsanschreiben – เขียนจดหมายสมัครงานอย่างไร…ให้โดนใจฝ่ายบุคคล

การเขียนจดหมายสมัครงานให้ถูกต้องและน่าอ่าน เป็นสิ่งที่ท้าทาย และต้องใช้ความพยายามพอสมควร เรามาดูกันว่า มีอะไรบ้างที่ควรจะต้องระมัดระวังและตรวจสอบให้ถูกต้องก่อนส่งจดหมายและเอกสารเพื่อสมัครงาน

9 ข้อควรระวัง ในการเขียนจดหมายสมัครงาน (Anschreiben)

ข้อผิดพลาดเล็กๆน้อยต่อไปนี้ อาจจะเป็นสาเหตุทำให้คุณผลาดโอกาส ที่จะได้ทำงานในฝันของคุณเลยก็เป็นได้ มาดูกันว่า มีอะไรบ้าง

1️⃣ เขียนชื่อ-นามสกุลผู้ติดต่อ ชื่อและที่อยู่ของบริษัทผิด

ดูเหมือนเป็นเรื่องที่ไม่ใหญ่โตอะไร แต่การละเลยรายละเอียดเล็กๆน้อยๆเหล่านี้ บริษัทอาจจะมองว่า คุณไม่ให้ความสำคัญกับบริษัทและตำแหน่งที่คุณต้องการสมัคร แถมยังมองว่าเป็นเรื่องน่าละอายมาก เพราะคุณไม่ต้องคิดเอง แค่ก็อปปี้มาให้ถูกเท่านั้นเอง

2️⃣ ใช้ภาษาไม่เหมาะสมกับสถานการณ์และสาขางานที่คุณสมัคร 

ภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมายสมัครงาน ควรต้องใช้ให้ถูกกับตำแหน่งและโครงสร้างของบริษัท

จดหมายสมัครงานกับธนาคาร ภาษาที่ใช้ก็เป็นทางการมากกว่าการสมัครตำแหน่งงานเกี่ยวกับ Marketing ดังนั้นเมื่อสมัครงานกับบริษัทใหม่หรือตำแหน่งงานใหม่ ควรปรับปรุงเนื้อหาของจดหมายสมัครงานตามความเหมาะสมกับโครงสร้าง วัฒนธรรม และสิ่งที่บริษัทต้องการ

Pro Tips: 

❌ อย่าใช้ จดหมายสมัครงานฉบับเดียวสำหรับทุกๆการสมัครงาน แม้ว่านั่นจะเป็นตำแหน่งงานเดียวกันก็ตาม เพราะแต่ละบริษัทให้ความสำคัญและมีความต้องการต่างกัน เช่น ถ้าสินค้าและบริการที่ขายต่างกัน คุณสมบัติที่เขาต้องการในตัวพนักงานก็อาจจะแตกต่างกันออกไป เช่น

คุณต้องการสมัครทำ Ausbildung สาขา Kaufleute im E-Commerce กับ:

👉 บริษัท A: บริษัท A ขายสินค้าตกแต่งบ้าน นำเข้าจากจากยุโรป สิ่งที่เขาต้องการ นอกจากผู้ที่มีความสามารถทางภาษาแล้ว เขาอาจจะต้องการคนที่มีความสามารถในการเรียนรู้งานอย่างเร็ว ปรับตัวเร็ว และเปิดกว้าง เพราะนอกจากคุณจะต้องทำงานกับเพื่อนร่วมงานคนเยอรมันแล้ว คุณยังต้องติดต่อลูกค้า หรือ ผู้ผลิตสินค้า (Suppliers) ที่อยู่ต่างวััฒนธรรมออกไป ที่คุณเองก็อาจจะไม่คุ้นเคยมาก่อน

ในขณะเดียวกัน

👉 บริษัท B: บริษัท B ขายสินค้าตกแต่งบ้านเหมือนกัน แต่นำเข้าจากประเทศทางแถบเอเชีย บริษัทอาจจะต้องการคนที่มีพื้นฐานหรือพื้นหลังมาจากประเทศนั้นๆ และเข้าใจวัฒนธรรมแถบเอเชีย คุณอาจจะเขียนเน้นไปที่ความเข้าใจในวัฒนธรรมของผู้ผลิตสินค้า เข้าใจลักษะการทำงาน...เป็นต้น

คุณไม่จำเป็นต้องเขียนโครงสร้างของจดหมายสมัครงานใหม่ทั้งหมด เอาแค่ปรับเปลี่ยนเนื้อหา ปรับคุณสมบัติที่คุณมีให้สอดคล้องกับคุณสมบัติที่บริษัทต้องการก็พอ

สิ่งสำคัญ คือ การเชื่ือมโยงสิ่งที่คุณมีให้เข้ากับสิ่งที่บริษัทต้องการ

มันอาจจะไม่ง่าย แต่โอกาสในการที่บริษัทจะเรียกคุณสัมภาษณ์งานก็มากขึ้น เพราะนี้คือ คุณสมบัติที่บริษัทกำลังมองหา

3️⃣ เขียนสะกดคำผิด 

การเขียน หรือ สะกดคำผิด นอกจากจะเป็นการแสดงให้เห็นว่าคุณไม่มีความสามารถแล้ว ยังบ่งบอกได้อีกว่า คุณไม่มีความรอบคอบ เพราะไม่ตรวจเช็คให้ดีก่อนจะส่งเอกสาร

4️⃣ ไม่มีความเป็นตัวของตัวเอง 

ฝ่ายบุคคลที่มีประสบการณ์ ดูออกทันทีว่า คุณลอกจดหมายสมัครงานมาจาก อินเตอร์เน็ตทั้งหมด การดูเพื่อเป็นตัวอย่างเป็นสิ่งที่ดีและควรจะทำ แต่ควรปรับปรุงให้เหมาะสมกับคุณสมบัติของคุณและสิ่งที่บริษัทต้องการ

5️⃣ ใช้รูปภาพไม่เหมาะสม

รูปภาพก็ควรเลือกให้ดูดี มีระเบียบ สุภาพ เหมาะกับตำแหน่งงานที่คุณสมัคร

ปัจจุบันไม่มีการบังคมว่าคุณจะใส่รูปภาพของตัวเองในใบสมัคร แต่ส่วนตัวคิดว่า การติดรูปภาพในใบสมัครสามารถช่วยสร้างความประทับใจได้

6️⃣ เขียนร่ายยาว หาใจความไม่ได้ 

อย่าลืมว่าเราเขียนจดหมายเพื่อสมัครงาน ไม่ใช่นิยายรัก ไม่ต้องร่ายยาว ไม่มีใครสนใจว่าคุณเคยทำอะไรมา ถ้าสิ่งนั้นไม่ได้ช่วยส่งเสริมคุณสมบัติที่บริษัทต้องการ หรือ คุณสมบัติที่จะเป็นประโยชน์ต่อตำแหน่งงานที่คุณสมัคร

จดหมายสมัครงานควรจะยาวแค่ 1 หน้ากระดาษ ดังนั้นเขียน ขัดเกลาเนื้อหาของจดหมายให้กระชับ ได้ใจความที่สุดก็พอ

7️⃣ ลืมแนบเอกสารในอีเมลของคุณ

ถ้าคุณเขียนในอีเมลว่ามีเอกสารแนบมาด้วย ก็อย่าลืมแนบออกสารด้วย ในทางกลับกัน ถ้าจะแนบเอกสาร ก็ควรเขียนบอกสั้นๆในอีเมลว่า มีเอกสารแนบมาด้วย เช่น

  • Im Anhang finden Sie meine Bewerbungsunterlagen.
  • Hiermit sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen.
  • Anbei schicke ich Ihnen…
  • Anbei erhalten Sie…
  • Angehängt ist….
  • In der Anlage finden Sie…

ตัวอย่างเอกสารที่คุณสามารถแนบไปในอีเมลได้

  • ใบรับรองวุฒิการศึกษาขั้นสูงสุดที่เรามี (Abschlusszeugnis deines höchsten Bildungsabschlusses)
  • ใบรับรองผ่านการทำงาน (Qualifizierte Arbeitszeugnisse)
  • ใบรับรองการทำงานในขณะที่เรายังทำงานอยู่ (Zwischenzeugnis)
  • ใบรับรองการฝึกงาน (Praktikanachweise)
  • จดหมายแนะนำ (Referenzen und Empfehlungsschreiben)
  • ใบรับรองการฝึกอบรมเพิ่มเติม (Zertifikate von Weiterbildungen)
  • ประกาศนียบัตรจากการทำงานอาสาสมัคร (Bescheinigungen von Ehrenämtern)
  • สำเนาใบขับขี่ (Kopie des Führerscheins)
  • ใบรับรองประวัติอาชญากรรม (Polizeiliches Führungszeugnis)

8️⃣ ขนาดและรูปแบบของตัวอักษรไม่เหมือนกัน 

การใช้รูปแบบของตัวอักษรต่างกัน เป็นการแสดงออกถึงความไม่เป็นมืออาชีพของคุณเอง อย่าลืมตรวจสอบ ขนาด สี และรูปแบบของตัวอักษรให้เรียบร้อย ก่อนส่ง

9️⃣ ไม่มีลายเซ็นต์และวันเดือนปี ลงท้ายของจดหมายสมัครงาน

ลายเซ็นต์ของคุณเอง และวันเดือนปี ถือเป็นส่วนหนึ่งของจดหมายสมัครงาน ดังนั้นจะขาดไม่ได้ เพราะถ้าขาดหรือลืมแล้ว จะให้ความรู้สึกเหมือนกับว่า จดหมายสมัครงานของคุณยังเขียนไม่เสร็จ ยังไม่สมบูรณ์

บางสิ่งที่เรามองว่าเป็นความผิดเล็กๆน้อยๆ แต่บริษัทอาจจะมองว่าเป็นสิ่งที่สำคัญเพราะแสดงออกถึงความไม่รอบคอบและไม่ใส่ใจในรายละเอียดของงาน สุดท้ายฝ่ายบุคคลอาจจะมองว่าคุณไม่มีความเป็นมืออาชีพได้

Anschreiben

อย่าลืมว่าคุณต้องแข่งขันกับผู้สมัครคนอื่นๆอีกมากมาย บริษัทต้องการบุคคลที่มีความสามารถ บุคลิกภาพ และคุณสมบัติที่เหมาะกับตำแหน่งงานที่เขาต้องการมากที่สุด

ดังนั้นใช้เวลาในการเตรียมตัว เขียน ขัดเกลาจดหมายสมัครงานของคุณให้ดีและเหมาะสมกับคุณสมบัติที่คุณมีและคุณสมบัติที่บริษัทมองหาที่สุด

ทุกครั้งที่เขียนหรือปรับปรุงจดหมายสมัครงาน นึกถึงสิ่งที่บริษัทต้องการเป็นหลัก 
ถามตัวเองว่า เรารู้จักบริษัทที่เราจะสมัครดีแค่ไหน คุณสมบัติอะไรสิ่งที่เขาต้องการ และคุณสมบัติไหนที่เรามีอย่างที่บริษัทต้องการ